Kontrahent nie płaci, przedsiębiorca długo czeka na zwrot VAT

Nieterminowe regulowanie płatności to dla firm podwójne obciążenie. Nie otrzymują należnego im wynagrodzenia, a podatek wynikający z wykonanych usług lub dokonanych dostaw muszą i tak oddać fiskusowi. Skierowany do uzgodnień międzyresortowych projekt założeń do tzw. III ustawy deregulacyjnej jest tylko częściową próbą rozwiązania tego problemu. Przewiduje on skrócenie czasu, po którym można rozpocząć korygowanie VAT-u ze 180 dni na 90 dni. Takie rozwiązanie spowodowałoby nie tylko skrócenie okresu, w jakim przedsiębiorca może „odzyskać” zapłacony VAT, ale też zwiększałoby szanse, że to faktycznie nastąpi. Warunkiem do przeprowadzenia korekty podatku jest bowiem m. in. to, aby kontrahent, który nie zapłacił faktury, był nadal podatnikiem VAT (jeśli ma kłopoty finansowe i nie płaci faktur, może utracić ten status). W projekcie III ustawy deregulacyjnej nie znalazły się za to żadne propozycje dotyczące zmian ustawy o PIT, które złagodziłyby obecnie bardzo trudne do spełniania wymagania, które warunkują zaliczenie niezapłaconej wierzytelności do kosztów podatkowych. 

Metoda kasowa ma swoje minusy
Przy obecnie obowiązujących przepisach o VAT jedyną furtką aby ominąć uciążliwości związane z „odzyskiwaniem” VAT jest stosowanie metody kasowej, przewidzianej dla tzw. małych podatników. W takim przypadku obowiązek rozliczenia podatku powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Trzeba jednak pamiętać, że kij ma dwa końce i przedsiębiorcy, którzy rozliczają się metodą kasową mogą odliczyć VAT (czyli podatek wynikający m. in. z faktur zakupowych) tylko kwartalnie. Prawo do odliczenia powstaje w kwartale, w którym:
1) uregulowali całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
2) dokonali zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego
- przy czym nie wcześniej niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.
Ten sposób rozliczenia nie sprawdzi się więc w tych firmach, które w swojej działalności dokonują wielu zakupów i liczą na szybki zwrot podatku. Może ona być rozwiązaniem dla przedsiębiorcy, który np. świadczy usługi, do których w niewielkim stopniu potrzebne są mu zakupy.

Status małego podatnika przysługuje  tym przedsiębiorcom, u których sprzedaż, zawierająca wliczoną już kwotę podatku VAT,  nie przekroczyła w poprzednim roku równowartości 1 200 000 euro. Górny limit sprzedaży za rok 2011 uprawniający do uznania za małego podatnika wynosi zatem 5 324 000 zł.  Dla osób prowadzących przedsiębiorstwa maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, agentów, zleceniobiorców lub innych osób świadczących usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – status małego podatnika uwarunkowany jest kwotą prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi, która nie może przekroczyć równowartości 45 000 euro, czyli 200 000 zł.

Obowiązek podatkowy powstaje niezależnie od uzyskanej korzyści
Wszyscy inni przedsiębiorcy muszą płacić podatki niezależnie od tego, czy otrzymali zapłatę, czy też nie. Zarówno bowiem podatek VAT, jak i dochodowy z zasady są rozliczane metodą memoriałową. Oznacza to, że obowiązek rozliczenia się z fiskusem z wykonanych usług albo dostarczonych towarów powstaje niezależnie od otrzymanego wynagrodzenia od kontrahenta, co wpisywać się ma w szeroko rozumiane ryzyko gospodarcze.

Przykład: Firma A dokonała w kwietniu sprzedaży usługi o wartości 10.000 zł brutto na rzecz firmy B . W danym okresie rozliczeniowym firma A poniosła koszty uzyskania przychodów w kwocie 2.000 zł (paliwo do samochodu osobowego, składki ZUS) oraz 1.626 zł netto z tytułu wynajmu lokalu (374 zł VAT-u podlegającego odliczeniu). W związku z tym  firma A zapłaciła w maju podatki (chociaż nie otrzymała należności od kontrahenta) łącznie w kwocie 2.352 zł:
VAT = 1.496 zł (1.870 zł VAT zależny – 374 zł VAT naliczony)
PIT  = 856 zł (8.130,08 – 1.626 – 2.000 = 4.504,07 * 19% = 856 zł)*.
*Na cele przykładu przyjęto założenie, że obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych i podatnik wybrał opodatkowanie podatkiem liniowym.

Rozpocząć odzyskiwanie VAT-u można po 180 dniach
W sytuacji, gdy pomimo starań, nie udało się ściągnąć należności od kontrahenta można pokusić się przynajmniej o odzyskanie zapłaconych podatków. W przypadku VAT można to zrobić, gdy nieściągalność wierzytelności zostanie „uprawdopodobniona”. Stanie się tak, gdy należność nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.
Konieczne jest przy tym spełnienie dodatkowych warunków, jak np. dotyczących kontrahenta (powinien być zarejestrowanym podatnikiem VAT zarówno w dniu dokonania dostawy lub wykonania usługi, jak też w dniu dokonania korekty, a dodatkowo w momencie dostawy kontrahent nie może być w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji), wierzytelności nie mogą być zbyte, a sam przedsiębiorca musi zachować status podatnika VAT czynnego co najmniej do dnia dokonania korekty podatku. Trzeba jeszcze pilnować dwuletniego okresu na przeprowadzenie całej procedury.

Po 7 miesiącach zmniejszysz VAT
Co więc zrobić, gdy spełnia się warunki do skorzystania z ulgi na złego długi? Najpierw trzeba zawiadomić dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego. Następnie dłużnik ma 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia na uregulowanie należności.  Jeżeli tego nie zrobi podatek można skorygować w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał (w zależności od wybranego okresu rozliczeniowego), w którym upłynął 14-dniowy termin na uregulowanie należności, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru przez dłużnika (Uwaga! otrzymanie potwierdzenia odbioru zawiadomienia przez dłużnika jest niezbędna do korekty podatku, co w praktyce może być trudne do uzyskania).
Na przeprowadzenie całej procedury potrzeba więc co najmniej  204 dni (około 7 miesięcy) licząc od dnia upływu terminu płatności (180 nieuregulowania + np. 10 dni na wysłanie i odbiór zawiadomienia + 14 dni dla kontrahenta na uregulowanie należności). W praktyce czas ten może się jednak przedłużyć chociażby ze względu na nieodbieranie zawiadomienia przez kontrahenta. Do tego należy doliczyć dni potrzebne na złożenie deklaracji, a gdy w ten sposób powstanie kwota do zwrotu dodatkowe 60 dni dla fiskusa na dokonanie zwrotu. Uwaga: korekta jest szybciej odczuwalna dla tych przedsiębiorców, którzy w rozliczeniu za okres, w którym dokonują korekty mieli podatek do zapłaty. Wtedy możliwość odliczenia wynikającego z ulgi na złe długi zredukuje od razu ich należność wobec fiskusa.

Korektę odczuje też kontrahent
Gdy przedsiębiorca dokonuje korekty zmniejszając swoją należność wobec fiskusa o podatek z niezapłaconych faktur, jego kontrahent jest zobowiązany do działań odwrotnych. Dłużnik otrzymuje zawiadomienie o korekcie (jest na to 7 dni od dokonania korekty).
W takim przypadku, dłużnik jest obowiązany do odpowiedniego pomniejszenia podatku naliczonego podlegającego odliczeniu (w przypadku jego braku, do odpowiedniego powiększenia kwoty podatku należnego) o kwotę podatku wynikającą z nieuregulowanych faktur. W niektórych przypadkach może podziałać to podziałać na niego mobilizująco.

W PIT bardziej formalnie
Pomimo długiej listy  czynności, które trzeba wykonać, aby odzyskać VAT oraz co najmniej 7-miesięcznego okresu oczekiwania na ten moment, odzyskiwanie VAT jest i tak łatwiejsze niż „odzyskanie podatku dochodowego. ” Ta czynność może bowiem zająć od kilku miesięcy nawet do kilku lat.  W przypadku PIT zwrot podatku następuje przez  zaliczenie należności do kosztów uzyskania przychodów (w takim przypadku wartość nieściągalnej wierzytelności zmniejszy przychód „zerując” niejako przypadający od niej podatek.
Wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie mogą być z zasady kosztem uzyskania przychodu. Wyjątek dotyczy takich wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio zostały wykazane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Postępowanie i udokumentowanie niezbędne
Co więc zrobić by zaliczyć wierzytelność do kosztów podatkowych? Dróg jest kilka. Potrzebne jest udokumentowanie nieściągalności:
1) postanowieniem o nieściągalności, które zostanie przez przedsiębiorcę uznane, jako odpowiadające stanowi faktycznemu (wydaje je organ postępowania egzekucyjnego, albo
2) postanowieniem sądu o:
a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, lub
c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Nie ma więc wielkich problemów, gdy kwoty są stosunkowo niewielkie i w protokole można wykazać, że są one niższe niż koszty prowadzonych postępowań. Gorzej jednak, gdy dłużnik zalega z wyższymi kwotami.

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care